Un séminaire est un évènement important pour une entreprise. C’est le moment où les différents collaborateurs se réunissent autour d’un sujet commun. En général, son principal but est de renforcer les liens entre les employés. C’est pourquoi, le séminaire est souvent choisi pour un team-building. L’organisation réussie d’un séminaire tourne autour d’une bonne planification et de prévision. Son organisation possède quelques particularités. Il dépend des caractéristiques de l’entreprise et des équipes qui vont y participer. Si vous ne savez donc pas par où commencer, voici les étapes à suivre pour organiser efficacement un séminaire. Mais vous pouvez toujours faire appel à une agence évènementielle. L’aide d’un professionnel garantira un succès dans l’organisation.
Identification des 4w
L’organisation d’un séminaire n’échappe à la règle des 4w : what? who? when? where? Si nous traduisons en français : Quoi ? Qui ? Quand ? Où ?
Définir les objectifs
Comme dans toute organisation d’un évènement, la première étape consiste à définir l’objectif à atteindre. En effet, il existe plusieurs types de séminaire
- Un séminaire de formation
- Un séminaire commercial
- Un séminaire de direction
- Un séminaire de motivation
Après la définition du type de séminaire à organiser, vous pouvez ensuite dresser votre plan d’action.
Définir la cible
La question who ? nous aidera à définir les participants visés. Elle nous aidera à identifier les cibles principales qui seront directement touchées par le thème du séminaire. Elle nous permettra également de connaitre les autres acteurs qui devront jouer un rôle durant l’évènement. En effet, les cibles ne se limitent pas seulement aux collaborateurs, il y aura également des intervenants extérieurs.
Définir la date
Ensuite, vient la question when ? Ici, nous devrons fixer la date de l’évènement. Le choix de la date se fait également en fonction du type de séminaire à organiser. Il est préférable d’avoir plusieurs dates en option et de choisir celle où la majorité des participants seront libres. Pour en être sûr, il est conseillé de confirmer avec les cibles principales.
Définir le lieu
Après avoir déterminé les objectifs, les participants et la date, vous pouvez maintenant chercher un lieu aspirant. La définition du lieu se base sur plusieurs critères. D’abord, le choix du lieu se fait selon les objectifs fixés. Par exemple, pour un séminaire de travail, choisissez des hôtels équipés. Pour un séminaire de motivation, optez pour des endroits plus décontractés et plus exotiques. Ensuite, la capacité, c’est-à-dire le nombre de personnes que l’endroit que vous avez choisi peut accueillir. Après, la distance, si le lieu est éloigné ou pas. Dans ce cas, il faut prendre en compte le transport des employés.
Dresser un budget
Ayant identifié les éléments importants dans l’organisation du séminaire, vous pouvez maintenant dresser le budget y correspondant. Néanmoins, la fixation d’un budget peut également se faire à l’ avance. Ainsi, vous devriez vous adapter au budget disponible. Il est souvent conseillé de prévoir un budget pour les cas imprévus. Toutefois, ce n’est pas le plus important. Le plus important est de bien savoir gérer son budget. Il faut savoir bien repartir le budget entre les différents prestataires.
Organiser un planning
Pour que le séminaire se déroule sans incident, il est nécessaire de concevoir un planning. Dans ce planning, vous mettrez en exergue les différentes activités et leur temps de déroulement. Mais, il faut savoir équilibrer les animations. Aussi, chaque participant devrait avoir une copie du planning.
Avec ces étapes, il est difficile de rater l’organisation de son séminaire. Mais n’oubliez pas qu’à la fin du séminaire, il faut faire une évaluation des retombées. Cette évaluation permet de savoir si les objectifs ont bien été atteints. Dans ce processus, un plan d’évaluation peut être dressé pour faciliter la tâche.
